Minőségbiztosítás

Bevezetés

Szentendrét a város természeti környezete, kulturális sokszínűsége és gazdag művészeti élete rendkívül kedvelt turisztikai célponttá teszi. A budapesti agglomeráció egyik legnépszerűbb városa rengeteg kiköltözőnek, főként kisgyermekes családoknak ad otthont, ennek köszönhetően állandó lakóinak száma folyamatos növekedést mutat. 2012-ben 26 619 fő, 2022-ben 28 660 fő (KSH adat). Szentendre nem megyeszékhely, regionális viszonylatban mégis központi szerepet tölt be, amely a közigazgatás mellett az oktatás, az egészségügy, valamint a szolgáltatások terén is számos feladatot ró a városra.
A Pest Megyei Művelődési Központ és Könyvtár 1975. decemberében kezdte meg működését Szentendrén. 2017. október 20-tól a könyvtár Hamvas Béla nevét viseli. Kulturális intézményként feladatunk, hogy sokszínű társadalmi-kulturális környezetünk változásaira kellő gyorsasággal, igényeire kellő érzékenységgel reagáljunk. Ennek biztosítékát a folyamatos megújulásban, valamint a használóközpontú szolgáltatásaink tudatos szervezésében látjuk.
Megyei hatókörű városi könyvtárként összetett feladatkörünk ellátása érdekében elkötelezettek vagyunk a teljes körű minőségirányítás (TQM) mellett. Könyvtárunk kezdeményezője és aktív résztvevője helyi, megyei és országos könyvtárszakmai programoknak. A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer (KSZR) keretében 2022-ben 99 településen nyújtunk könyvtári szolgáltatásokat, továbbá módszertani támogatást kínálunk valamennyi, megyénkben működő nyilvános könyvtárnak.

A minőségirányítás bevezetése a Hamvas Béla Pest Megyei könyvtárban

Előzmények

A kezdetek 2015-ig nyúlnak vissza. Ekkor új igazgató (Werner Ákos) került kinevezésre. Közvetlenül a beiktatása után a könyvtár dolgozói egy szervezetfejlesztő tréningen vettek részt, ahol a cél az új kollégák megismerése, integrációja, a csapatszellem kialakítása és az új szervezeti normák közös felállítása volt. 2015 novemberében – többek között a megye könyvtárosainak is rendezett szakmai napon – minden munkatársunk megismerkedhetett a könyvtári minőségfejlesztés alapjaival és a könyvtári önértékelés szakmai szempontjaival. Az ősz folyamán egy kollégánk, a Minőségirányítási Tanács (MIT) későbbi vezetője, részt vett a Könyvtári Intézet által indított A könyvtárak minősítése és a Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer című tanfolyamon.

2016-2020

2016. január elején a könyvtár legfőbb szervezeti egységeinek képviselőivel megalakult a Minőségirányítási Tanács. Az első ülést 2016. január 8-án tartottuk. Feladatunk a teljes körű minőségirányítás módszerének bevezetése volt, valamint az, hogy ennek gyakorlati haszna minden kolléga saját meggyőződésévé váljon. Hosszabb távon már ekkor célként tűztük ki a Minősített Könyvtár cím elnyerését. A kéthetente ülésező 7 fős testület feladatainak megoldását havi rendszerességgel egy mentorként tevékenykedő külső szakértő, Vidra Szabó Ferenc segítette.
A TQM bevezetését a külső szakértő útmutatásainak megfelelően a kötelező dokumentumok elkészítésével és az új stratégiai terv megírásával kezdtük. Ebben a folyamatban a MIT munkáját segítő csoportok létrehozása révén minden kolléga – 2016 januárjában összesen 33 fő – részt vett. Tudatosan igyekeztünk a munkafolyamatainkat a PDCA ciklus szerint szervezni. Munkánkat a Stratégiai tervre épülő Cselekvési terv alapján végeztük. Meghatározott folyamataink szabályozása érdekében dolgozói, valamint használói elégedettséget mértünk, mind az olvasók, mind a szakmai és továbbképző napokon résztvevők körében, két kollégánk pedig a minőségirányítással kapcsolatos szakmai képzéseken vett részt (Minőségirányítás a könyvtárban - 120 órás akkreditált minőségirányítás tanfolyam – Bács-Kiskun Megyei Katona József Könyvtár, 1 fő; A könyvtárak minősítése és a Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer akkreditált képzés – Könyvtári Intézet, 1 fő).
2016. június 6-án az NKA Szakmai innovációs projektek megvalósítására című pályázat részeként az igazgató kötelezettséget vállalt, hogy a Pest Megyei Könyvtár három éven belül pályázatot nyújt be a Minősített Könyvtár cím elnyerésére. A vállalt határidő lejáratát követően halasztási kérelmet nyújtottunk be ennek teljesítésére vonatkozóan, amelynek okaként a külső- és belső körülményeink jelentős változásait jelöltük meg. Felismertük ugyanakkor azt is, hogy az alapos munkamódszerünk a pályázati anyag összeállítása szempontjából nem volt célravezető, így ekkor az intézmény még nem volt kész a Minősített Könyvtár cím elnyerésére. 

 A 2017-2020-as évek számos fontos változást hoztak:

  • 2017-ben a MIT vezetője, az intézmény megyei igazgatóhelyettese munkahelyet váltott, ezért új vezetőt kellett választanunk.

  • 2018-ban a MIT egyik legaktívabb, és munkakörénél fogva is kiemelt szerepet játszó tagja, az intézmény általános igazgatóhelyettese év közben szülési szabadságra ment, ezért a feladatait részben átszerveztük, részben az őt követő új igazgatóhelyettes vette át.

  • 2017 és 2020 között a magas fluktuáció következtében a teljes munkatársi gárda jelentős hányada kicserélődött, ami a MIT-et is érintette. A távozó tagok helyett több új dolgozó is csatlakozott.

  • 2018-ban a Könyvtári Intézet kiadásában megjelent a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR), amely szemléletváltást igényelt a korábban az intézményben követett, Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszeren (KKÉK) alapuló gyakorlatban.

A koronavírus-járvány okozta pandémiás helyzet jelentősen megnehezítette a MIT munkáját,  az üléseket online tartottuk, az egyes feladatokhoz kevesebb közreműködőt rendeltünk, a kommunikációt pedig a MIT levelezőlistáján bonyolítottuk.
2020-ban új igazgató került kinevezésre a Hamvas Béla Pest Megyei Könyvtár élére, amelyet követően a MIT megújított tagsággal, munkacsoportokkal és új módszerekkel folytatta működését.

2020 utáni időszak

2020-ban az új igazgató beiktatását követően a megújított MIT újrafogalmazta működésének célját, módszereit és stratégiáját. A korábbi évek munkájának eredményei biztos alapot jelentettek a folytatáshoz. A MIT fő céljai mellett ekkor újra megfogalmaztuk a Minősített Könyvtár Címre való pályázás szándékát.
Az elmúlt időszakban kétszer végeztünk szervezeti önértékelést, 2021 januárjában és 2022 márciusában. Az önértékelést alapos felkészítést követően egyénileg végezték a MIT tagjai, 2021-ben 8, 2022-ben 6 fő. Az igazgató – bár tagja a MIT-nek – egyik esetben sem vett részt az értékelésben.

Az értékelések közötti feltűnően nagy különbség legfőbb oka az, hogy 2021-ben az új vezető kinevezése miatti bizonytalanságban – a KMÉR útmutatását követve – nagyon sok munkatárs adott 0-t bizonyos alkritériumok értékelése során. („Az alkritériumhoz kapcsolódó területen a szervezet nem folytat tevékenységet, illetve nincs erre vonatkozó vagy megbízható információ.”) Az önértékelésben résztvevő kollégák nem tudták megítélni a szervezet tevékenységét ezeken a területeken. Ez ráirányította a figyelmünket arra, hogy a könyvtár munkafolyamatai, és általában a döntési mechanizmusok kevésbé átláthatók a munkatársi kollektíva egy igen jelentős része számára. A 2022-es önértékelés magas pontszámai részben korábban is PDCA szerint működő területek átláthatóbbá válásának, részben pedig az egyes területeken történt szisztematikus fejlesztéseknek, a rendszeresen gyűjtött adatokon alapuló döntéshozatalnak köszönhető. 

A nyilvános könyvtárak minőségirányítási törekvéseinek támogatása

Megyei hatókörű városi könyvtárként törvényben rögzített feladatunk koordinálni a települési könyvtárak minősítésének előkészítését, így ennek eleget téve 2016-tól a havi MIT-üléseket követően a megye könyvtárosainak konzultációs lehetőséget biztosítottunk.
2017-ben készítettünk egy felmérést Pest megye könyvtárainak minőségüggyel kapcsolatos tevékenységeiről. A kérdőívet a megyéből 62 könyvtár töltötte ki, zömében az 1-2 fős könyvtárak. Az adatok összesítése lehetőséget adott arra, hogy a minőségirányítással kapcsolatos szakmai napokat, képzéseket és konzultációkat a kitöltő könyvtárak igényeihez tudjuk igazítani. Minőségirányítási témában a megye munkatársainak 2017-ben külső szakértő segítségével két szakmai napot tartottunk a Folyamatszabályozás (2017. február 22.) és a Nehézségek, elakadások a minőségirányítás bevezetése során (2017. november 29.) témakörökben.
2020-tól a nyilvános könyvtárak részére biztosított személyes konzultáció helyett a kéthavonta tartott online megbeszéléseken adunk teret a kérdések feltevésére, valamint email és telefon útján tartjuk a kapcsolatot az érdeklődőkkel. Ezeken a fórumokon a minőségirányítással kapcsolatos kérdésekben a megyében dolgozó könyvtárak munkatársai egymást is segítik. Ez vált a jó gyakorlatok megosztásának legfontosabb fórumává, ahol rendszeres tapasztalatcsere zajlik az intézmények vezetői között.

A könyvtári minőségbiztosítással kapcsolatos aktuális hírekről, pályázatokról, dokumentumokról a Könyvtári Intézet honlapján ezen a linken tájékozódhat.

A 2017 november 29-i szakmai napon elhangzott előadások
Nehézségek és buktatók a minőségirányítás bevezetésében

A 2017. február 22-i szakmai napon elhangzott előadások

A 2015. november 25-i szakmai napon elhangzott előadások

Minősített Könyvtárak Pest megyében:

  • Gödöllői Városi Könyvtár és Információs Központ (Gödöllő, 2014)
  • Hamvas Béla Városi Könyvtár (Százhalombatta, 2017)
  • Kossuth Művelődési Központ és Könyvtár (Cegléd, 2017)

TÖBB MINT KÖNYVTÁR - A Gödöllői Városi Könyvtár és Információs Központ válasza a 21. század kihívásaira című módszertani kiadvány innen elérhető.